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Folios

Por qué importa

Cada aplicante, caso, presupuesto y factura tiene un folio: un identificador corto y único como CON251, CAS118, PRE158, FAC076. El folio reemplaza al nombre largo cuando hablas en interno ("el caso CAS118") o cuando referencias un cobro en un correo al cliente ("su factura FAC076"). Es la "matrícula" del registro.

Cómo se forman

Un folio combina:

  • Un prefijo que identifica el módulo (CON = contacto, CAS = caso, PRE = presupuesto, FAC = factura, COM = compañía).
  • Un número secuencial que crece de uno en uno.

Algunos consultorías incluyen el año o la inicial del consultor responsable. Tu administrador define el formato en la configuración del módulo.

Cómo se asignan

Automáticamente al guardar por primera vez. No los puedes elegir ni saltar — ImmCase usa el siguiente número disponible. Esto garantiza que no haya dos registros con el mismo folio dentro de una consultoría.

Cómo encontrar un registro por folio

  • Búsqueda global (lupa en la barra superior): escribe el folio completo (CAS118) o solo los dígitos (118). ImmCase prioriza coincidencias exactas de folio.
  • Buscador del módulo: si ya sabes en qué módulo está, escribe el folio en su búsqueda.

Folios en correos, llamadas y comentarios

La convención es: cuando hables de un registro, usa su folio. "Necesito tu opinión sobre el caso CAS118 de la aplicante García" es mucho más fácil de rastrear que "el caso de la aplicante García" — sobre todo si tienes dos clientes con el mismo apellido.

Cuando envíes un correo desde ImmCase, los folios suelen incluirse automáticamente en el cuerpo o asunto, según la plantilla.

Ten cuidado con

  • No se pueden cambiar. Una vez asignado, el folio queda. Si necesitas reasignar (por ejemplo, eliminaste un registro y quieres reutilizar el número), pídeselo a tu administrador — no es algo que tú deberías hacer.
  • No te saltes en la numeración. Si por error creaste tres aplicantes de prueba y los eliminaste, los folios CON251, CON252 y CON253 quedan "consumidos" y los siguientes empiezan en CON254. Es normal y no afecta nada.
  • Los folios son por consultoría, no globales. Tu CAS118 y el CAS118 de otra consultoría son registros distintos. No los compartas con personas fuera de tu organización sin contexto.

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