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Formulaires électroniques

Pourquoi c'est important

Les formulaires électroniques (eForms) sont les formulaires officiels d'IRCC : IMM 5645 (information sur la famille), IMM 5476 (recours à un représentant), IMM 5707 (information sur le conjoint), entre autres. Traditionnellement remplis à la main ou sur des PDF téléchargeables qui se corrompent facilement. ImmCase les présente comme des formulaires Web remplis avec les données du demandeur déjà saisies — sans retaper nom, date de naissance, numéro de passeport — et à l'enregistrement, ils génèrent le PDF officiel signable, prêt à envoyer à IRCC.

Cela économise des heures par dossier et élimine la source d'erreur la plus courante d'une demande (données incohérentes entre formulaires).

Créer un nouveau formulaire IMM

  1. Ouvrez le dossier concerné.
  2. Onglet Formulaires IMM → Créer un nouveau.
  3. Choisissez le type de formulaire (IMM 5645, IMM 5476, etc.) dans le catalogue.
  4. ImmCase ouvre le formulaire Web prérempli avec les données du demandeur et du dossier.

Capture d'écran : formulaire IMM 5645 Web avec champs préremplis

Remplir le formulaire

Le formulaire Web a les mêmes champs que la version PDF d'IRCC, mais :

  • Les champs que le système a déjà (nom, date de naissance, nationalité, etc.) arrivent préremplis.
  • Les champs vides, vous les complétez.
  • Les validations se font à l'instant — si vous saisissez une mauvaise date ou un code pays invalide, il vous prévient.
  • Les sections s'enregistrent automatiquement au fur et à mesure (vous ne perdez rien si le navigateur lâche).

Pour les champs qui dépendent d'un demandeur secondaire (conjoint, enfants), le système vous demande leurs données. Une fois saisies, elles sont aussi réutilisées dans les futurs formulaires.

Enregistrer comme brouillon

Si vous ne terminez pas en une seule session, Enregistrer comme brouillon vous permet de continuer plus tard. Le formulaire reste avec statut Brouillon dans l'onglet du dossier. À votre retour, ouvrez le brouillon et reprenez où vous étiez.

Générer le PDF officiel

Quand vous finissez :

  1. Bouton Générer le PDF.
  2. ImmCase produit le PDF officiel d'IRCC avec les données remplies.
  3. Le PDF est enregistré dans le dossier automatique du dossier (Dossiers/<dossier>/Formulaires IMM/).
  4. Vous le téléchargez pour l'imprimer et faire signer le client, ou vous l'envoyez par courriel pour signature électronique.

Le PDF généré a le même format et les mêmes marges qu'IRCC exige — passe la validation de leur portail.

Versionner et modifier

Les formulaires IMM ont tendance à changer entre les itérations client — le conjoint change d'emploi, le demandeur met à jour son adresse. Pour modifier un formulaire déjà généré :

  1. Ouvrez le formulaire depuis l'onglet Formulaires IMM du dossier.
  2. Bouton Modifier.
  3. Modifiez.
  4. Enregistrer et régénérer le PDF.

ImmCase conserve un historique des versions : l'ancienne reste accessible (vous pouvez la télécharger au besoin), et la nouvelle est active.

Partager avec le client pour signature

ImmCase peut :

  • Générer le PDF pour signature manuelle — vous téléchargez, imprimez, le client signe, vous numérisez, vous téléversez.
  • Envoyer pour signature électronique (si votre cabinet a l'intégration) — le client reçoit un lien, signe dans son navigateur, le PDF signé revient automatiquement à ImmCase.

Statuts d'un formulaire

  • Brouillon — en cours de saisie.
  • Généré — PDF créé, en attente de signature.
  • Signé par le demandeur — prêt à présenter.
  • Présenté à IRCC — envoyé.
  • Accepté / Refusé par IRCC — réponse reçue.

Formulaires disponibles

Le catalogue dépend du nombre de formulaires IMM que votre cabinet a activés, mais comprend typiquement :

  • IMM 5645 — Renseignements additionnels sur la famille.
  • IMM 5476 — Recours aux services d'un représentant.
  • IMM 5707 — Renseignements sur le conjoint / partenaire de fait.
  • IMM 5669 — Annexe A — Antécédents / déclaration.
  • IMM 5562 — Supplémentaire — historique de visites.
  • IMM 5710 — Demande de prolongation de séjour.

Et beaucoup d'autres selon le type de dossier. Votre administrateur peut en ajouter à mesure qu'IRCC en publie.

À surveiller

  • Ne modifiez pas le PDF généré à la main. Si vous trouvez une donnée erronée, retournez au formulaire Web, corrigez-la là et régénérez. Modifier le PDF brise la cohérence entre les données dans ImmCase et les données dans le PDF présenté.
  • IRCC change les versions des formulaires. ImmCase met à jour les modèles quand IRCC publie de nouvelles versions, mais si vous avez présenté un dossier il y a 3 mois avec une vieille version, cette version reste dans votre historique. Pour un nouveau, assurez-vous d'utiliser la version courante.
  • Certains champs exigent des données non standard. Par exemple, IMM 5645 demande les adresses des 10 dernières années. Si vous ne les avez pas, saisissez-les d'abord dans le demandeur — le formulaire les reprendra à la régénération.
  • Vérifiez la langue du formulaire avant de générer. Certains formulaires IMM ont une version anglaise et une française. Générez la version que le client signera.

Pour la suite

  • Calendrier — rappels de dates IRCC.
  • Dans la Partie 7 (Outils spécialisés), intégration IRCC et formulaires IMM avancés.