Demandeurs

Pourquoi c'est important

Le demandeur est le centre de toute l'information dans ImmCase. Chaque personne qui se présente à votre cabinet avec une demande d'immigration est un demandeur. À partir de la fiche du demandeur se connectent ses dossiers, documents, courriels, appels, formulaires IMM et facturation. Si la fiche du demandeur est incomplète ou dédoublée, tout le reste devient fragile — ça vaut la peine de prendre le temps de bien la remplir dès la première fois.

Créer un demandeur

1. Dans la barre latérale, ouvrez Demandeurs.
2. Cliquez sur Créer (coin supérieur droit).
3. Remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) :
4. Prénom(s) et Nom(s) — exactement comme ils apparaissent sur le passeport. S'ils diffèrent entre documents, utilisez le passeport en vigueur.
5. Courriel — celui du demandeur, pas le vôtre. C'est la base pour lui envoyer confirmations, formulaires et modèles.
6. Téléphone — incluez l'indicatif du pays (+1, +52, etc.).
7. Remplissez les champs qui s'appliquent à votre dossier (date de naissance, nationalité, numéro de passeport, adresse, langue maternelle).
8. Cliquez sur Enregistrer.

Le système attribue un folio automatiquement (par exemple CON251). C'est l'identifiant court par lequel vous faites référence au demandeur dans les conversations, les devis et les courriels.

Trouver un demandeur

Trois chemins, selon ce que vous savez :

• Par nom ou courriel : recherche globale (loupe dans la barre supérieure) ou la recherche à l'intérieur de la liste Demandeurs.
• Par folio : recherche globale. Tapez le folio complet (CON251) ou seulement les derniers chiffres.
• Par numéro de passeport ou pièce d'identité : recherche globale, si c'est configuré comme champ cherchable. Votre administrateur décide quels champs entrent dans la recherche.

Si la recherche renvoie deux enregistrements ou plus portant le même nom, ça vaut la peine de vérifier — ça pourrait être un doublon. Plus de détails dans Trouver les doublons.

La vue de détail du demandeur

À l'ouverture d'un demandeur, vous trouvez :

• Résumé — photo, nom complet, folio, courriel, téléphone, colonne latérale avec actions rapides.
• Données personnelles — date de naissance, nationalité, genre, état civil, etc.
• Documents d'identité — passeport(s), visa(s), pièces d'identité nationales, dates d'expiration.
• Adresse — actuelle et/ou historique.

Et en bas, les onglets de relations, là où se passe le plus gros du travail quotidien :

• Dossiers — tous les dossiers d'immigration ouverts ou fermés du demandeur.
• Documents — fichiers enregistrés dans le dossier automatique du demandeur.
• Formulaires IMM — tous les formulaires IMM complétés ou en brouillon.
• Devis et Factures — historique de facturation.
• Courriels — tous les courriels envoyés ou reçus associés à ce demandeur.
• Commentaires — notes internes de l'équipe (le client ne les voit pas).
• Ligne du temps d'activité — qui a fait quoi, et quand.

Modifier un demandeur

Cliquez sur Modifier (en haut à droite du détail), modifiez ce qu'il faut, puis Enregistrer. Toute modification est consignée dans la ligne du temps d'activité — utile pour l'audit si une question surgit plus tard à propos de qui a changé quoi.

Supprimer un demandeur

La suppression est définitive du point de vue de l'utilisateur, mais récupérable par un administrateur. ImmCase utilise la suppression douce : le demandeur disparaît de votre liste mais reste dans une corbeille système. Ne supprimez que quand vous êtes certain — si c'était une erreur, demandez à votre administrateur de le restaurer depuis Paramètres → Corbeille.

À surveiller

• Les doublons sont le problème no 1. Avant de créer un nouveau demandeur, cherchez d'abord. Il est fréquent qu'un membre de l'équipe l'ait déjà enregistré sous une variante du nom (avec ou sans deuxième nom de famille, avec ou sans accents).
• Ne mettez pas deux personnes dans une même fiche. Si le conjoint du demandeur va aussi présenter une demande, créez une fiche distincte pour lui. Puis reliez-les comme entreprise familiale ou comme contacts liés.
• Le courriel du demandeur n'est pas le vôtre. Ça paraît évident, mais ça arrive lors des demandes initiales : l'équipe utilise parfois son propre courriel « pour ne pas le perdre ». Ça embrouille les choses plus tard quand des formulaires ou confirmations sont envoyés — saisissez toujours le courriel du demandeur.
• Le nom doit correspondre au passeport. Si le demandeur se fait appeler Robert au quotidien mais que son passeport indique Roberto, ImmCase enregistre Roberto. Les surnoms vont dans le champ Biographie ou Notes.

Pour la suite

• Dossiers — ouvrir le premier dossier d'immigration pour ce demandeur.
• Formulaires IMM — générer IMM 5645, IMM 5476 et autres.