Trouver les doublons

Pourquoi c'est important

Dans tout cabinet avec plusieurs consultants qui saisissent demandeurs, prospects ou entreprises, on finit avec des doublons : deux fiches du même client avec des variantes de nom, deux entreprises avec une raison sociale différente mais le même numéro fiscal. Les doublons brisent les rapports, génèrent des courriels en double pour le client, et embrouillent l'équipe.

Trouver les doublons est un outil qui détecte les candidats au doublon dans n'importe quel module de votre cabinet et vous laisse les fusionner en une seule fiche canonique.

Aller à l'outil

Dans tout module de type entité (Demandeurs, Entreprises, Dossiers, Prospects), bouton Trouver les doublons dans la barre supérieure de la vue de liste.

Comment la détection fonctionne

ImmCase utilise deux stratégies :

• Correspondance exacte — même courriel, même téléphone, même numéro de passeport. Haute confiance.
• Correspondance approximative (avec pg_trgm) — noms semblables mais pas identiques. Par exemple, « María García » et « Maria Garcia López » peuvent être la même personne.

Les résultats sont groupés : chaque groupe est un ensemble de fiches qu'ImmCase soupçonne d'être la même chose. Chaque groupe a un score de confiance (haute, moyenne, basse).

Réviser un groupe de doublons

Sélectionnez un groupe :

1. ImmCase vous affiche toutes les fiches du groupe côte à côte.
2. Comparez champ par champ : nom, courriel, téléphone, date de naissance, numéro de passeport.
3. Décidez :
4. Ce sont des doublons → procédez à la fusion.
5. Ce ne sont pas des doublons → marquez « ignorer ce groupe » pour qu'il ne réapparaisse pas.

Fusionner les doublons

1. Sélectionnez les fiches du groupe qui sont des doublons.
2. Choisissez la fiche survivante (celle qui restera). Par convention, la plus ancienne ou la plus complète.
3. Pour chaque champ, choisissez de quelle fiche prendre la valeur (après fusion, la survivante a la combinaison que vous avez assemblée).
4. Fusionner.

ImmCase : - Conserve la fiche survivante. - Réattribue toutes les relations des autres fiches à la survivante : dossiers, devis, factures, courriels, fichiers, commentaires. - Déplace les dossiers automatiques vers la survivante pour ne pas perdre les documents. - Marque les autres fiches comme supprimées (suppression douce).

Permissions

La fusion exige la permission de supprimer sur le module. Si vous n'avez pas cette permission, vous pouvez détecter les doublons mais pas les fusionner — passez la liste à un collègue ayant les permissions ou à un administrateur.

Quand exécuter Trouver les doublons

• Avant de générer les rapports mensuels — les doublons gonflent les chiffres.
• Après l'importation de données (depuis Excel, depuis Vtiger) — les importateurs sont les principaux générateurs de doublons.
• Quand un nouveau consultant joint l'équipe — nettoyez avant qu'il ajoute plus de données.

À surveiller

• La fusion est irréversible. Une fois fusionnées, les fiches supprimées peuvent être restaurées mais les relations réattribuées ne sont pas dé-réattribuées automatiquement. Avant la fusion, étudiez le groupe. En cas de doute, marquez à ignorer et consultez un collègue.
• Ne fusionnez pas des demandeurs différents portant des noms semblables. « Juan Pérez » et « Juan Pérez Domínguez » peuvent être des personnes différentes. Vérifiez la date de naissance, le numéro de passeport ou une autre donnée unique avant la fusion.
• La détection approximative génère des faux positifs. Il est normal qu'ImmCase suggère des groupes qui, après vérification, ne sont pas des doublons. Marquez à ignorer et passez à autre chose.
• N'abusez pas de la fusion « pour faire le ménage ». Si deux fiches sont distinctes mais semblables (deux sœurs avec le même nom et la même adresse), ce ne sont pas des doublons — ce sont des entités valides séparées.

Pour la suite

• Formulaires publics — source courante de doublons (le client remplit le formulaire deux fois).
• Dans la Partie 6 (Administration), configurer les critères de détection automatique.