Gestionnaire de fichiers

Pourquoi c'est important

Chaque dossier d'immigration génère des fichiers : passeports numérisés, preuves de fonds, lettres d'offre d'emploi, formulaires IMM signés, PDF d'IRCC. Le Gestionnaire de fichiers d'ImmCase est l'endroit où vivent tous ces fichiers, organisés dans une structure de dossiers parallèle à la structure des demandeurs et des dossiers. Ce n'est pas Dropbox — c'est quelque chose de plus simple et de plus connecté au CRM.

Aller au gestionnaire de fichiers

Trois chemins :

• Barre latérale → Fichiers — vue globale de tout l'arbre.
• Depuis un demandeur → onglet Fichiers — vous ne voyez que le dossier de ce demandeur.
• Depuis un dossier → onglet Fichiers — vous ne voyez que le dossier de ce dossier.

La plupart du temps, la deuxième ou la troisième est la plus utile — vous allez direct au contexte du client.

Téléverser des fichiers

Trois chemins :

• Glisser-déposer — depuis votre bureau, glissez les fichiers vers la zone de téléversement. Fonctionne avec plusieurs fichiers à la fois.
• Bouton Téléverser — ouvre le sélecteur de fichiers du système.
• Depuis un courriel — à la réception d'un courriel avec pièces jointes, bouton Enregistrer dans les fichiers du demandeur (voir Client courriel).

ImmCase affiche la progression du téléversement. Si le fichier est très volumineux, il vous avertit.

Types et tailles de fichiers

ImmCase accepte n'importe quel type de fichier : PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, ZIP, etc. Les plus courants en cabinet :

• PDF — formulaires IMM, lettres d'IRCC, documents signés.
• JPG / PNG — photos de passeport, photos de visa, captures d'écran.
• DOCX — brouillons modifiables.

Taille maximale par fichier : généralement 50 Mo. Si vous devez téléverser quelque chose de plus gros, divisez-le ou demandez à votre administrateur (certains formats comme la vidéo sont stockés différemment).

Organiser les dossiers

Dans l'arbre, vous pouvez :

• Créer des dossiers — bouton Nouveau dossier → nom.
• Déplacer des fichiers — glisser entre dossiers, ou menu du fichier → Déplacer vers.
• Renommer — clic droit → Renommer.
• Supprimer — clic droit → Supprimer (suppression douce, restaurable par un administrateur).

Pour la structure automatique de dossiers qu'ImmCase maintient pour chaque demandeur et dossier, voir Dossiers automatiques.

Voir et télécharger

• Aperçu : clic sur un fichier → s'ouvre en aperçu (PDF, images, documents Office). Ne téléchargez pas si vous voulez juste jeter un œil.
• Ouvrir et modifier (Office) : clic sur Modifier avec OnlyOffice — ouvre l'éditeur dans le navigateur. Voir OnlyOffice.
• Télécharger : menu du fichier → Télécharger.

Partager des fichiers avec les clients

ImmCase n'expose pas les fichiers directement au client depuis le gestionnaire — vous contrôlez ça en envoyant le fichier par courriel ou par lien du portail client (si votre cabinet utilise le portail). Le gestionnaire est interne.

Si vous devez envoyer un fichier au client : ouvrez le fichier → Envoyer par courriel → pièce jointe automatique au nouveau courriel.

Chercher des fichiers

• Par nom : champ de recherche au-dessus du gestionnaire.
• Par contenu (PDF, DOCX) : certains formats sont indexés — tapez des mots de l'intérieur du document. Demandez à votre administrateur si c'est activé.
• Par demandeur ou dossier : la recherche globale d'ImmCase les trouve.

À surveiller

• N'enregistrez pas le même fichier dans deux dossiers différents. Ça crée de la confusion quand un est mis à jour et pas l'autre. S'il doit être accessible depuis deux endroits, utilisez le système de dossiers automatiques qui relie demandeur et dossiers liés.
• Ne téléversez pas de données personnelles sans nécessité. Le gestionnaire de fichiers conserve ce que vous téléversez — et c'est accessible à toute l'équipe avec permission. Ne téléversez pas de numérisations de cartes bancaires, mots de passe, ni données non pertinentes au dossier.
• Supprimer un fichier est une suppression douce, mais la restauration n'est pas éternelle. Un administrateur peut restaurer dans les 30 premiers jours (typique). Après, le fichier est purgé définitivement.

Pour la suite

• Dossiers automatiques — la structure qu'ImmCase maintient sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
• OnlyOffice — modifier des documents Word/Excel/PDF directement dans le navigateur.