Dossiers automatiques

Pourquoi c'est important

ImmCase crée automatiquement une structure de dossiers pour chaque demandeur et chaque dossier. Vous n'avez pas à faire « Nouveau dossier pour García » — à la création du demandeur García, son dossier existe déjà. À l'ouverture d'un dossier pour García, le sous-dossier du dossier se crée aussi tout seul.

Cela garantit que tous les fichiers du cabinet suivent le même arbre : si un collègue vous passe un dossier, vous savez exactement où se trouvent ses documents sans avoir à deviner où cette personne les a mis.

La structure canonique

ImmCase utilise cet arbre pour chaque demandeur :

Contacts/
  └── García, María (CON251)/
        ├── Dossiers/
        │     └── RP Entrée Express (CAS118)/
        │           ├── Documents du demandeur/
        │           ├── Documents du conjoint/
        │           ├── Formulaires IMM/
        │           ├── Réponses IRCC/
        │           └── ...
        ├── Dossiers/
        │     └── Permis de travail (CAS087)/
        │           └── ...
        ├── Identification/
        │     ├── Passeports/
        │     ├── Visas antérieurs/
        │     └── Autres pièces/
        └── Documents du demandeur (sans dossier précis)/

L'arbre exact peut varier légèrement selon la configuration de votre cabinet, mais le principe reste : un demandeur → ses dossiers → fichiers de chaque dossier.

Quand ils sont créés

• Dossier du demandeur : à la création du demandeur. Immédiat.
• Dossier du dossier : à la création du dossier. Se rattache au dossier du demandeur.
• Sous-dossiers par défaut du dossier : à la création du dossier. ImmCase crée les sous-dossiers standards (Documents du demandeur, Formulaires IMM, etc.) selon le modèle configuré.

Si un demandeur a été créé avant qu'ImmCase soit en place et qu'il manque des dossiers, un administrateur peut exécuter une commande pour combler les dossiers manquants sans affecter les fichiers existants.

Pourquoi ne pas créer vos propres dossiers à des endroits « étranges »

Il est tentant pour une personne ordonnée de créer sa propre structure (« Moi je préfère par mois » ou « Moi je groupe par type de visa »). Mais trois raisons de résister :

1. Votre collègue ne trouve pas vos fichiers. Si vous partez en vacances ou changez de cabinet, le prochain consultant perd du temps à chercher.
2. Les rapports se brisent. Certains rapports de conformité comptent les fichiers par dossier canonique. Si les fichiers sont ailleurs, les rapports se trompent.
3. Les automatisations se brisent. Certains flux de travail (notifier IRCC, générer des paquets) cherchent les fichiers dans les dossiers canoniques. S'ils sont ailleurs, ils ne les trouvent pas.

Suivez la structure. Si vous avez besoin d'organisation supplémentaire, créez-la en sous-dossiers à l'intérieur des canoniques, pas en parallèle.

Quand un demandeur a plusieurs dossiers

Chaque dossier a son propre sous-dossier sous Dossiers/. Les documents communs (passeport du demandeur, preuve de fonds du demandeur) peuvent vivre dans un dossier de niveau supérieur du demandeur (pas spécifique au dossier) ou dans chaque sous-dossier de dossier.

La convention : les documents qui changent peu (pièce d'identité du demandeur) vont dans le dossier du demandeur; les documents spécifiques au dossier (lettre d'offre d'emploi pour cette EIMT) vont dans le sous-dossier du dossier.

Renommer et déplacer

• Renommer le dossier du demandeur se fait en renommant le demandeur (pas le dossier directement). Si vous changez « García, María » pour « García López, María », le dossier se met à jour tout seul.
• Renommer le dossier du dossier se fait en renommant le dossier (ou en changeant son type). Pareil : le changement sur la fiche se reflète sur le dossier.
• Ne déplacez pas les dossiers automatiques manuellement. Si vous le faites, ImmCase ne les trouve pas et en crée de nouveaux — vous vous retrouvez avec deux copies.

À surveiller

• Ne supprimez pas un dossier automatique. Si vous le faites, ImmCase peut le recréer mais vous perdrez les fichiers qu'il contenait. Pour « masquer » un dossier terminé, archivez le dossier (changez le statut à Fermé), ne supprimez pas son dossier.
• Les documents dans entreprises et eForms ont aussi leurs propres structures. Une entreprise a son dossier; un eForm reste dans le sous-dossier du dossier. Ne les déplacez pas entre structures.
• Les espaces et caractères spéciaux dans les noms peuvent causer des problèmes avec WebDAV. Si vous allez monter l'arbre sur votre bureau (voir WebDAV), demandez à votre administrateur d'éviter les caractères inhabituels dans les noms.

Pour la suite

• OnlyOffice — modifier des documents Office dans le navigateur.
• WebDAV — monter l'arbre de fichiers sur votre bureau.