OnlyOffice

Pourquoi c'est important

OnlyOffice est un éditeur de documents Office (Word, Excel, PowerPoint) qui s'exécute à l'intérieur du navigateur, sans avoir à télécharger le fichier ni à avoir Office installé sur votre ordinateur. Vous ouvrez un .docx depuis le gestionnaire de fichiers d'ImmCase, vous le modifiez en ligne, et les changements s'enregistrent directement sur le fichier du demandeur. Il n'y a pas de copie intermédiaire qui peut se perdre.

Particulièrement utile pour :

• Modifier des brouillons de lettres à IRCC.
• Réviser des contrats avant impression.
• Modifier des feuilles de checklist de documents.
• Collaborer avec un collègue sur le même document en même temps (plusieurs peuvent modifier à la fois).

Ouvrir un document avec OnlyOffice

1. Dans le gestionnaire de fichiers, trouvez le fichier (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf avec annotations).
2. Cliquez dessus ou menu → Modifier avec OnlyOffice.
3. L'éditeur s'ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur.

La première fois prend quelques secondes à charger (télécharge l'éditeur). Les fois suivantes sont presque instantanées.

Modifier

L'éditeur est similaire à Word ou Google Docs :

• Mise en forme — gras, italique, listes, titres.
• Insertion — images, tableaux, liens, numéros de page.
• Commentaires — ajoutez un commentaire latéral sur un paragraphe. Utile en collaboration.
• Suivi des modifications — activez le mode révision pour que chaque changement apparaisse marqué.

Les changements sont enregistrés automatiquement toutes les quelques secondes. Vous n'avez pas à faire Ctrl+S — mais vous pouvez si vous êtes plus à l'aise.

Collaboration en temps réel

Si deux consultants ouvrent le même document en même temps, ils voient les modifications de l'autre en direct (comme Google Docs) :

• Chaque utilisateur apparaît avec une couleur distincte.
• Vous voyez le curseur de chaque personne bouger dans le document.
• Les modifications se synchronisent automatiquement.

Utile pour réviser un brouillon avec un collègue — ouvrez le document, commentez et modifiez ensemble.

Fermer et enregistrer la version finale

Quand vous fermez l'onglet de l'éditeur, les modifications sont déjà enregistrées (sauvegarde automatique). Si vous voulez marquer une version précise comme « finale » :

1. Menu Fichier → Enregistrer sous.
2. Donnez un nom différent (par exemple, « Lettre IRCC - finale.docx »).

ImmCase enregistre des versions automatiques du document. Si vous devez revenir à une version antérieure, menu Fichier → Historique des versions.

Types de fichiers compatibles

• .docx, .doc — Word.
• .xlsx, .xls — Excel.
• .pptx, .ppt — PowerPoint.
• .odt, .ods, .odp — OpenDocument.
• .pdf — vue et commentaires seulement; pour modifier les PDF comme tels, utilisez Éditeur PDF.

À surveiller

• Ne téléchargez pas et ne re-téléversez pas. Ça brise la chaîne de versions et crée des fichiers dupliqués. Modifiez en ligne et laissez la sauvegarde automatique faire son travail.
• Si vous avez Office installé, n'ouvrez pas le même fichier dans Word local et dans OnlyOffice en même temps. Les deux peuvent s'écraser mutuellement. Décidez : édition locale (téléchargez, modifiez, téléversez) ou édition en ligne (OnlyOffice). Ne mélangez pas.
• OnlyOffice n'est pas 100 % identique à Word. Certaines fonctions avancées (macros, mise en forme très spécifique) peuvent apparaître différemment. Pour les documents critiques que vous présenterez à IRCC, vérifiez le résultat en aperçu avant l'envoi.

Pour la suite

• Éditeur PDF — pour modifier et annoter les PDF.
• WebDAV — si vous préférez modifier avec votre Word local connecté à l'arbre d'ImmCase.