Buscar duplicados

Por qué importa

En toda consultoría con varios consultores ingresando aplicantes, leads o compañías, terminas con duplicados: dos registros del mismo cliente con variaciones de nombre, dos compañías con razón social distinta pero la misma RFC. Los duplicados rompen reportes, generan correos duplicados al cliente, y confunden al equipo.

Buscar duplicados es una herramienta que detecta candidatos a duplicado en cualquier módulo de tu consultoría y te deja fusionarlos en un solo registro definitivo.

Llegar a la herramienta

En cualquier módulo de tipo entidad (Aplicantes, Compañías, Casos, Prospectos), botón Buscar duplicados en la barra superior de la vista de lista.

Cómo funciona la detección

ImmCase usa dos estrategias:

• Coincidencia exacta — mismo correo, mismo teléfono, mismo número de pasaporte. Alta confianza.
• Coincidencia aproximada (con pg_trgm) — nombres parecidos pero no idénticos. Por ejemplo, "María García" y "Maria Garcia López" pueden ser la misma persona.

Los resultados se agrupan: cada grupo es un conjunto de registros que ImmCase sospecha que son la misma cosa. Cada grupo tiene un puntaje de confianza (alto, medio, bajo).

Revisar un grupo de duplicados

Selecciona un grupo:

1. ImmCase te muestra todos los registros del grupo lado a lado.
2. Comparas campo por campo: nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento, número de pasaporte.
3. Decides:
4. Son duplicados → procede a fusionar.
5. No son duplicados → marca como "ignorar este grupo" para que no vuelva a aparecer.

Fusionar duplicados

1. Selecciona los registros del grupo que son duplicados.
2. Elige el registro sobreviviente (el que va a quedar). Por convención, el más viejo o el más completo.
3. Para cada campo, elige de cuál registro tomar el valor (al fusionar, el sobreviviente queda con la combinación que armaste).
4. Fusionar.

ImmCase: - Conserva el registro sobreviviente. - Reasigna todas las relaciones de los otros registros al sobreviviente: casos, presupuestos, facturas, correos, archivos, comentarios. - Mueve las carpetas automáticas al sobreviviente para no perder documentos. - Marca los otros registros como eliminados (eliminación suave).

Permisos

La fusión requiere permiso de eliminar sobre el módulo. Si no tienes ese permiso, puedes detectar duplicados pero no fusionarlos — pasa la lista a un compañero con permisos o a un administrador.

Cuándo correr buscar duplicados

• Antes de generar reportes mensuales — los duplicados inflan números.
• Después de importar datos (de Excel, de Vtiger) — los importadores son los principales generadores de duplicados.
• Cuando empieza un consultor nuevo en el equipo — limpia antes de que él agregue más datos.

Ten cuidado con

• Fusionar es irreversible. Una vez fusionados, los registros eliminados pueden restaurarse pero las relaciones reasignadas no se desreasignan automáticamente. Antes de fusionar, estudia el grupo. Si tienes duda, marca como ignorar y consulta con un compañero.
• No fusiones distintos aplicantes con nombre parecido. "Juan Pérez" y "Juan Pérez Domínguez" pueden ser personas distintas. Verifica fecha de nacimiento, número de pasaporte u otro dato único antes de fusionar.
• La detección aproximada genera falsos positivos. Es normal que ImmCase sugiera grupos que después de revisar no son duplicados. Marca como ignorar y sigue.
• No abuses de la fusión "para limpiar". Si dos registros son distintos pero similares (dos hermanas con el mismo apellido y dirección), no son duplicados — son entidades válidas separadas.

A dónde sigue

• Formularios públicos — fuente común de duplicados (cliente llena el formulario dos veces).
• En la Parte 6 (Administración), configurar criterios de detección automática.