Commentaires et @mentions

Pourquoi c'est important

Les commentaires sont des notes internes à l'intérieur d'une fiche (demandeur, dossier, devis, etc.) que seule l'équipe du cabinet voit. Ils servent à discuter de stratégie, signaler des observations à un collègue, demander un second avis sur un dossier difficile ou consigner une conversation avec le client qui n'a pas fini dans un courriel.

Contrairement à la ligne du temps d'activité (qui est automatique), les commentaires, c'est vous qui les écrivez. Contrairement aux courriels (que les clients voient), les commentaires sont privés à l'équipe.

Créer un commentaire

1. Ouvrez n'importe quelle fiche (demandeur, dossier, etc.) → onglet Commentaires.
2. Tapez votre message dans le champ texte.
3. Au besoin, joignez un fichier (icône trombone).
4. Publier.

Le commentaire apparaît dans la liste avec votre nom, date et heure.

Mentionner un collègue avec @

Pour vous assurer qu'un collègue voie votre commentaire, mentionnez-le :

1. Dans le corps du commentaire, tapez @ et commencez à taper son nom.
2. Choisissez dans la saisie automatique.
3. Finissez le commentaire et Publier.

La personne mentionnée reçoit une notification (dans la cloche de notifications et par courriel, si cette option est activée) avec un lien direct vers le commentaire.

Utile pour assigner des éléments en attente (« @Maria s'il te plaît, vérifie la documentation de la RP »), demander une approbation (« @Carlos on procède avec le devis ? ») ou partager le contexte (« @équipe : le client a changé d'idée sur le programme »).

Répondre à un commentaire

Certaines vues permettent de répondre à un commentaire précis (fil de discussion). Si c'est activé chez vous :

1. Passez la souris sur le commentaire → icône Répondre.
2. Tapez votre réponse.
3. Publier.

La réponse est visuellement imbriquée sous l'original.

Modifier et supprimer vos commentaires

• Modifier : passez la souris sur votre commentaire → icône Modifier. Vous ne pouvez modifier que vos propres commentaires.
• Supprimer : au même endroit, icône Supprimer. Une fois supprimé, c'est irrécupérable.

Un administrateur peut supprimer les commentaires d'autres personnes s'ils sont inappropriés, mais c'est rare.

Commentaires vs courriels vs ligne du temps d'activité

Pour…	Utilisez
Parler au client	Courriel
Parler à votre équipe au sujet du client	Commentaire
Voir qui a modifié quoi	Ligne du temps d'activité

À surveiller

• Le client ne voit pas les commentaires, mais le système les conserve. Dans les juridictions où existent des droits d'accès aux données personnelles (LPRPDE au Canada, LGPD au Mexique), un client peut demander une copie des données personnelles que vous détenez à son sujet. Les commentaires peuvent en faire partie. Écrivez en conséquence.
• Les @mentions notifient. Mentionner toute l'équipe dans un commentaire sans contexte remplit leur boîte de notifications. Soyez sélectif.
• N'utilisez pas les commentaires comme substitut aux tâches. Si vous voulez que quelqu'un fasse quelque chose, assignez une tâche au dossier. Les commentaires servent à la discussion, pas au flux de travail.

Pour la suite

• Ligne du temps d'activité — audit automatique des changements.
• Dans la Partie 3 (Communication), le module de clavardage pour la conversation en temps réel entre membres d'équipe.