Ligne du temps d'activité

Pourquoi c'est important

La ligne du temps d'activité est l'audit automatique des changements sur chaque fiche. ImmCase consigne qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Elle sert à reconstituer l'historique d'un dossier des mois plus tard, à régler les différends internes sur qui a fait des modifications, et à respecter les audits réglementaires.

Contrairement aux commentaires (que vous écrivez exprès), la ligne du temps d'activité est entièrement automatique. Vous ne pouvez ni la modifier ni la supprimer.

Où la trouver

Sur chaque fiche (demandeur, dossier, devis, facture, entreprise, etc.), un onglet Ligne du temps d'activité affiche chronologiquement chaque changement subi par cette fiche.

Ce qui est consigné

• Création — qui a créé la fiche et quand.
• Modifications de champs — quel champ a changé, valeur précédente, valeur nouvelle, qui a fait le changement, date et heure.
• Changements d'étape — particulièrement important pour les dossiers.
• Suppression — qui a supprimé (suppression douce) et quand. Si plus tard un administrateur restaure, c'est aussi consigné.
• Relations — quand une fiche est liée ou déliée (par exemple, attribuer un dossier à une entreprise).

Les changements aux commentaires, pièces jointes ou lignes de devis/facture ne sont pas consignés ici — ils ont leurs propres mécanismes de versionnage.

Comment lire la ligne du temps d'activité

Chaque événement comprend :

• Date et heure — exactes, dans votre fuseau horaire.
• Utilisateur — qui a fait le changement (avec photo s'il en a une).
• Action — créé, modifié, supprimé, etc.
• Champ modifié (le cas échéant) — ce qui a changé.
• Valeur précédente → Valeur nouvelle — pour que vous voyiez exactement quel a été le changement.

Les changements automatiques du système (par exemple, une étape changée par un flux de travail) apparaissent marqués comme faits par le système, pas par un utilisateur humain.

Filtrer la ligne du temps d'activité

Sur les fiches à forte activité (longs dossiers avec beaucoup de changements), filtrez pour trouver ce que vous cherchez :

• Par utilisateur — seulement les changements faits par une personne.
• Par date — seulement du dernier mois, par exemple.
• Par type d'événement — seulement les changements d'étape, seulement les modifications d'un champ précis.

Usages pratiques

• Reconstituer l'historique d'un dossier quand un client revient des mois plus tard et demande pourquoi quelque chose a été changé.
• Régler des différends internes (« je n'ai pas modifié ce champ » — le système vous dit qui l'a fait).
• Audit de conformité — les RCIC et cabinets juridiques doivent démontrer le contrôle sur les données des clients.
• Formation — passer en revue la ligne du temps d'activité d'un dossier exemple pour comprendre le processus complet.

À surveiller

• Elle ne peut être ni modifiée ni effacée. C'est la source de vérité. Si quelqu'un a fait un changement par erreur, le changement reste consigné — ce qu'on peut faire, c'est l'inverser avec une autre modification (qui est aussi consignée).
• L'heure est celle du serveur, pas la vôtre. Si votre fuseau horaire est mal configuré dans votre profil, ce que vous voyez peut ne pas correspondre à votre horloge. Vérifiez votre fuseau horaire dans Votre profil.
• Tout n'apparaît pas ici. Les actions sur des modules liés (par exemple, supprimer un dossier depuis le demandeur) apparaissent dans la ligne du temps de la fiche affectée (le dossier), pas nécessairement dans celle de la fiche d'où l'action a été initiée (le demandeur).
• Accéder à la ligne du temps d'activité peut exiger une permission spéciale. Par défaut les utilisateurs la voient, mais certains profils restreints ne la voient pas. Si vous ne la voyez pas dans un module, demandez à votre administrateur.

Pour la suite

• Dans la Partie 3 (Communication), courriel et modèles pour parler au client.
• Dans la Partie 6 (Administration), comment on configure quels événements sont consignés et pour combien de temps ils sont conservés.