Presupuestos¶
Por qué importa¶
Un presupuesto es la oferta económica formal que le envías a un aplicante o prospecto: cuánto cuestan tus honorarios de consultoría, qué incluye, cuáles son los impuestos aplicables y cuándo vence la oferta. Una vez aceptado el presupuesto, se convierte en factura. Mantener presupuestos claros y trazables ayuda a cerrar más clientes y a evitar conflictos sobre lo que se acordó.
Crear un presupuesto¶
- Abre el aplicante o el caso al que aplica → pestaña Presupuestos → Crear. (También funciona desde la barra lateral → Presupuestos → Crear; tendrás que elegir aplicante y caso manualmente.)
- Llena los datos generales:
- Aplicante — para quién es.
- Caso — a qué expediente corresponde (opcional pero recomendado).
- Fecha de emisión y Válido hasta.
- Moneda — CAD, USD, MXN, etc.
- Agrega renglones (cada servicio que cobras):
- Selecciona del catálogo de Productos o escribe libre.
- Cantidad, Precio unitario, Descuento (si aplica).
- Impuesto — TVH, GST, IVA según corresponda.
- Revisa los totales (subtotal, descuento, impuestos, total) al pie.
- Llena Términos y condiciones y cualquier nota para el cliente.
- Guardar.
El sistema asigna un folio (por ejemplo PRE158).
Estados del presupuesto¶
El campo Estado marca dónde va:
- Borrador — lo estás armando, no se ha enviado.
- Enviado — se mandó al cliente.
- Aceptado — el cliente lo aprobó.
- Rechazado — el cliente lo rechazó.
- Vencido — pasó la fecha de validez sin respuesta.
Estos estados son importantes para reportes y para que tu administrador sepa qué tan bien convierte cada consultor.
Generar y enviar el PDF al cliente¶
- Abre el presupuesto → botón PDF o Generar PDF.
- Elige la plantilla (algunos consultorías tienen varias: básica, detallada, con logo, en distintos idiomas).
- El PDF se descarga o se previsualiza.
- Para enviarlo por correo desde ImmCase: botón Enviar por correo → elige plantilla de correo → revisa el destinatario y el mensaje → Enviar.
El correo enviado queda registrado en la pestaña Correos del presupuesto y del aplicante. El PDF se guarda automáticamente en la carpeta del aplicante.
Aceptar un presupuesto¶
Cuando el cliente acepta (por correo, llamada o pago):
- Abre el presupuesto → Editar.
- Cambia Estado a Aceptado.
- Llena Fecha de aceptación y Notas si las hay (medio de aceptación, monto pagado, etc.).
- Guardar.
Una vez aceptado, no edites el contenido del presupuesto (renglones, precios). Si cambia el alcance, crea un presupuesto nuevo que reemplace al anterior y cambia el viejo a Rechazado con la razón.
Convertir presupuesto a factura¶
Cuando llega el momento de cobrar:
- Abre el presupuesto aceptado.
- Botón Convertir a factura (esquina superior derecha o menú de acciones).
- ImmCase crea una factura con los mismos renglones, totales y datos. Tú confirmas la fecha de emisión y datos fiscales.
- La factura queda vinculada al presupuesto original — ambos se pueden consultar de cada lado.
Más detalle en Facturas.
Ten cuidado con¶
- No edites un presupuesto enviado. Si lo modificaste después de mandarlo, el cliente verá una versión distinta a la que tú tienes en pantalla. Crea uno nuevo y marca el anterior como rechazado.
- El folio del presupuesto no es la fecha. No le digas al cliente "tu presupuesto del 5 de noviembre" — dile "tu presupuesto PRE158". Las fechas se confunden cuando hay varias versiones.
- El estado vencido no se aplica automáticamente. Si pasa la fecha de validez sin que el cliente responda, sigue mostrándose como Enviado hasta que tú lo cambies a Vencido. Hay flujos de trabajo que pueden hacer esto solo — pídeselo a tu administrador.
- Los impuestos varían por provincia/estado. ImmCase aplica el impuesto que tengas configurado por omisión. Si el aplicante está en una jurisdicción distinta, cámbialo manualmente al armar el presupuesto.