Plantillas de correo

Por qué importa

Una plantilla de correo es un mensaje pre-armado que reutilizas para situaciones repetidas: confirmar recibo de documentos, recordar al cliente que falta un papel, enviar el resultado de IRCC, mandar el presupuesto inicial. Las plantillas ahorran tiempo y aseguran que el mensaje sea consistente — todos los consultores envían "el correo de bienvenida" igual.

Esta página cubre cómo usar plantillas existentes. Si necesitas crear una nueva, eso lo cubre Plantillas de correo (creación) en la Parte 6 (Administración).

Aplicar una plantilla al componer un correo

1. Componer un correo nuevo (desde la bandeja o desde un registro).
2. En el formulario, abre el selector Plantilla (suele estar arriba o como botón en la barra de herramientas).
3. Elige la plantilla del catálogo.
4. ImmCase rellena automáticamente el asunto y el cuerpo, sustituyendo las variables (nombre del aplicante, folio del caso, fecha) con los datos reales.
5. Revisa el resultado, ajusta lo que necesites y Enviar.

Variables y por qué importan

Las plantillas usan marcadores como {nombre_aplicante}, {folio_caso}, {tipo_caso}, {consultor_responsable}. Cuando aplicas la plantilla, esos marcadores se sustituyen por los datos del aplicante/caso en el que estás trabajando.

Por ejemplo, una plantilla con cuerpo:

Estimado/a {nombre_aplicante},

Su caso {folio_caso} ({tipo_caso}) está listo para presentarse ante IRCC...

Se convierte en:

Estimada María García,

Su caso CAS118 (Permiso de trabajo) está listo para presentarse ante IRCC...

Si alguna variable no se sustituye (queda como {algo} en el correo final), la plantilla está mal armada o el registro no tiene ese dato. Avísale a tu administrador.

Plantillas con archivos adjuntos

Algunas plantillas vienen con archivos adjuntos pre-incluidos (por ejemplo, una plantilla de "Enviar presupuesto" puede adjuntar el PDF automáticamente). Revisa los adjuntos antes de enviar — si el archivo no aplica a este cliente, quítalo.

Plantillas multiidioma

Si tu consultoría atiende clientes en varios idiomas, suele haber una plantilla por idioma: "Bienvenida ES", "Welcome EN", "Bienvenue FR". Al componer, elige la del idioma del cliente.

ImmCase puede sugerir la plantilla del idioma del aplicante si está configurado — el campo Idioma preferido del aplicante manda esa señal.

Editar el mensaje después de aplicar la plantilla

La plantilla es un punto de partida, no una camisa de fuerza. Después de aplicarla puedes:

• Quitar o agregar párrafos.
• Cambiar el saludo (de "Estimado" a "Hola" si es un cliente con quien tienes confianza).
• Ajustar el tono según el contexto.
• Agregar información específica del caso.

Sin embargo, no edites la plantilla en sí desde el correo — solo el mensaje que estás componiendo. Para cambiar la plantilla maestra, va por Configuración → Plantillas de correo (requiere permisos).

Ten cuidado con

• Lee antes de enviar. Las variables son confiables pero no infalibles. Si el campo "Consultor responsable" del caso está mal asignado, la firma de la plantilla puede aparecer con el nombre equivocado.
• No reutilices plantillas para casos sensibles. Una notificación de rechazo de IRCC merece un correo personal, no la misma plantilla que mandas a todo mundo. Las plantillas son para lo rutinario.
• Si la plantilla está vieja, repórtala. Si encuentras textos desactualizados (por ejemplo, menciona un programa que IRCC ya canceló), pídele a tu administrador que la actualice. No edites el correo cada vez compensando — fija el problema en la plantilla.

A dónde sigue

• Chat — comunicación interna en tiempo real.
• En la Parte 6 (Administración), cómo crear y mantener plantillas.