Carpetas automáticas

Por qué importa

ImmCase crea automáticamente una estructura de carpetas para cada aplicante y cada caso. No tienes que hacer "Nueva carpeta para García" — al crear el aplicante García, su carpeta ya existe. Al abrir un caso para García, la subcarpeta del caso también se crea sola.

Esto garantiza que todos los archivos de la consultoría siguen el mismo árbol: si un compañero te pasa un caso, sabes exactamente dónde están sus documentos sin tener que adivinar dónde los puso esa persona.

La estructura canónica

ImmCase usa este árbol para cada aplicante:

Contactos/
  └── García, María (CON251)/
        ├── Cases/
        │     └── PR Express Entry (CAS118)/
        │           ├── Documentos del aplicante/
        │           ├── Documentos del cónyuge/
        │           ├── Formularios IMM/
        │           ├── Respuestas IRCC/
        │           └── ...
        ├── Cases/
        │     └── Permiso de trabajo (CAS087)/
        │           └── ...
        ├── Identificación/
        │     ├── Pasaportes/
        │     ├── Visas anteriores/
        │     └── Otras IDs/
        └── Documentos del aplicante (sin caso específico)/

El árbol exacto puede variar ligeramente según la configuración de tu consultoría, pero el principio se mantiene: un aplicante → sus casos → archivos de cada caso.

Cuándo se crean

• Carpeta del aplicante: al crear el aplicante. Inmediato.
• Carpeta del caso: al crear el caso. Se cuelga de la carpeta del aplicante.
• Subcarpetas por defecto del caso: al crear el caso. ImmCase crea las subcarpetas estándar (Documentos del aplicante, Formularios IMM, etc.) según la plantilla configurada.

Si el aplicante se creó antes de que tu consultoría tuviera ImmCase y le faltan carpetas, un administrador puede ejecutar un comando para rellenar las carpetas faltantes sin afectar los archivos existentes.

Por qué no debes crear tus propias carpetas en lugares "raros"

Es tentador para una persona ordenada crear su propia estructura ("Yo prefiero por mes" o "Yo agrupo por tipo de visa"). Pero hay tres razones para resistir:

1. Tu compañero no encuentra tus archivos. Si te vas de vacaciones o cambias de consultoría, el siguiente consultor pierde tiempo buscando.
2. Los reportes se rompen. Algunos reportes de cumplimiento cuentan archivos por carpeta canónica. Si los archivos están en otro lado, los reportes se equivocan.
3. Las automatizaciones se rompen. Algunos flujos de trabajo (notificar a IRCC, generar paquetes) buscan archivos en las carpetas canónicas. Si están en otra parte, no los encuentran.

Sigue la estructura. Si necesitas organización adicional, créala como subcarpetas dentro de las canónicas, no en paralelo.

Cuando un aplicante tiene varios casos

Cada caso tiene su propia subcarpeta bajo Cases/. Los documentos comunes (pasaporte, comprobante de fondos del aplicante) pueden vivir en una carpeta del aplicante de nivel superior (no específica de caso) o en cada subcarpeta de caso.

La convención: documentos que cambian poco (ID del aplicante) van en la carpeta del aplicante; documentos específicos del caso (carta de oferta de empleo para este LMIA) van en la subcarpeta del caso.

Renombrar y mover

• Renombrar la carpeta del aplicante se hace al renombrar el aplicante (no la carpeta directamente). Si cambias "García, María" a "García López, María", la carpeta se actualiza sola.
• Renombrar la carpeta del caso se hace al renombrar el caso (o cambiando su tipo). Igual: el cambio en el registro se refleja en la carpeta.
• No muevas las carpetas automáticas manualmente. Si lo haces, ImmCase no las encuentra y crea unas nuevas — terminas con dos copias.

Ten cuidado con

• No elimines una carpeta automática. Si lo haces, ImmCase puede crearla de nuevo pero perderás los archivos que tenía. Para "ocultar" un caso terminado, archiva el caso (cambia estado a Cerrado), no elimines su carpeta.
• Los documentos en compañías y eForms también tienen sus propias estructuras. Una compañía tiene su carpeta; un eForm queda en la subcarpeta del caso. No los muevas entre estructuras.
• Espacios y caracteres especiales en nombres pueden causar problemas con WebDAV. Si vas a montar el árbol en tu escritorio (ver WebDAV), pídele a tu administrador que evite caracteres raros en los nombres.

A dónde sigue

• OnlyOffice — editar documentos Office dentro del navegador.
• WebDAV — montar el árbol de archivos en tu escritorio.