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Flujos de trabajo

Por qué importa

Un flujo de trabajo (workflow) es una automatización: "cuando pase X, haz Y automáticamente". Sin flujos, todo lo repetitivo lo tiene que hacer alguien a mano. Con flujos:

  • Cuando se crea un caso → mandar correo de bienvenida al aplicante.
  • Cuando llega un nuevo prospecto del formulario → asignárselo al consultor del día y notificarle.
  • Cuando una factura está vencida 30 días → marcar como Vencida y mandar recordatorio.
  • Cuando un caso pasa a etapa "Listo para presentar" → notificar al supervisor.
  • Cuando se sube un documento → renombrarlo según convenciones y moverlo a la carpeta correcta.

Bien usados, los flujos te ahorran horas semanales y eliminan errores humanos.

Estructura de un flujo

Cada flujo tiene tres partes:

  1. Disparador (START) — qué evento lo activa.
  2. Bloques — pasos del flujo (condiciones, acciones, esperas).
  3. Conexiones — orden en que se ejecutan los bloques.

Crear un flujo

  1. Barra lateral → Configuración → Flujos de trabajo → Crear.
  2. Llena los datos básicos:
  3. Nombre ("Notificar deadline próximo", "Cobranza automática 30 días").
  4. Módulo sobre el que actúa.
  5. Estado — activo / inactivo.
  6. Guardar.

Aterrizas en el editor visual del flujo, con un bloque START ya colocado.

Screenshot: editor de flujos con bloques conectados visualmente

Configurar el disparador (START)

Editar el bloque START:

  • Tipo de disparador:
  • Creación de un registro.
  • Actualización de un registro (general o de un campo específico).
  • Eliminación.
  • Cambio de etapa específica.
  • Programado (cron) — cada día, cada semana, etc.

  • Manual — un usuario lo dispara desde un botón.

  • Filtros opcionales — solo dispara si el registro cumple ciertas condiciones (por ejemplo, solo cuando el caso es de tipo PR).

Agregar bloques

Los bloques disponibles típicos:

  • Condición (IF) — dirige el flujo por una rama u otra según una condición.
  • Acción: Enviar correo — manda correo a una persona o lista.
  • Acción: Crear notificación — alerta interna a un usuario.
  • Acción: Actualizar campo — cambia un campo en el mismo o otro registro.
  • Acción: Crear registro — crea un registro nuevo en cualquier módulo.
  • Acción: Asignar a usuario — cambia el responsable de un caso o tarea.
  • Acción: Generar PDF — genera un PDF desde una plantilla.
  • Espera — pausa el flujo por X tiempo antes del siguiente bloque.
  • Webhook — llama un servicio externo.

Cada bloque tiene su propia configuración (correo destinatario, plantilla, condición, etc.).

Conectar bloques

Después de cada bloque, arrastra una conexión hacia el siguiente. Para bloques de tipo Condición, hay dos conexiones: una para "verdadero" y otra para "falso".

Probar y activar

  1. Guardar el flujo.
  2. Probar con un registro de ejemplo (modo de prueba sin afectar datos reales).
  3. Cuando funcione bien, cambia el estado a Activo.

Monitorear ejecuciones

Cada vez que un flujo se ejecuta queda registrado. Pestaña Historial del flujo muestra:

  • Cuándo se ejecutó.
  • Qué registro lo disparó.
  • Resultado (éxito, fallo, error).
  • Mensajes de error si los hubo.

Ten cuidado con

  • Flujos circulares. Si un flujo modifica un campo que dispara otro flujo que modifica el primer campo... bucle infinito. ImmCase detecta y para algunos casos, pero no todos. Diseña con cuidado.
  • Flujos que mandan muchos correos — si una condición mal armada hace que se mande un correo a 5,000 aplicantes a la vez, tu servidor SMTP y reputación sufren. Empieza con flujos limitados y observa antes de escalar.
  • Cambios en flujos activos afectan inmediatamente. Si modificas un flujo en producción, lo siguiente que pase usa la versión nueva. Considera desactivar temporalmente para cambios grandes.
  • Eliminar un flujo no afecta lo ya ejecutado — solo deja de disparar en el futuro.

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