Factures

Pourquoi c'est important

La facture est le document officiel de facturation : ce que le demandeur doit payer pour les services convenus. Alors que le devis est une proposition, la facture est la note à payer. ImmCase suit qui a payé, quand, combien et comment — sans que vous ayez à le tenir sur une feuille à part.

Créer une facture

Deux façons :

À partir d'un devis accepté (le parcours normal) : 1. Ouvrez le devis → bouton Convertir en facture. 2. ImmCase copie les lignes, totaux, demandeur et dossier. 3. Vous confirmez la date d'émission et les renseignements fiscaux → Enregistrer.

Manuel (lorsqu'il n'y a pas de devis préalable) : 1. Barre latérale → Factures → Créer. 2. Choisissez le demandeur et le dossier (facultatif). 3. Ajoutez des lignes, des taxes, un total — comme dans un devis. 4. Enregistrer.

La facture reçoit un folio (par exemple FAC076). Ce folio est officiel — ne le changez pas après coup.

Statuts de la facture

• Brouillon — assemblée mais ni émise ni envoyée.
• Émise — générée avec folio fiscal attribué, prête à envoyer.
• Envoyée — livrée au demandeur.
• Payée partiellement — un acompte a été reçu mais un solde demeure.
• Payée — le demandeur a tout réglé.
• En souffrance — la date de paiement est passée sans règlement.
• Annulée — invalidée (avec raison documentée).

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez la facture → bouton Enregistrer un paiement (ou l'onglet Paiements).
2. Remplissez :
3. Montant — combien vous avez reçu (peut être partiel).
4. Date du paiement.
5. Mode — virement, carte, comptant, chèque, autre.
6. Référence — numéro de virement, autorisation de carte, etc.
7. Notes optionnelles.
8. Enregistrer.

ImmCase recalcule automatiquement le solde et, si le paiement couvre tout, déplace la facture vers Payée.

Envoyer la facture au client

Comme pour les devis : bouton PDF pour générer, ou Envoyer par courriel pour expédier directement depuis ImmCase avec un modèle de courriel. La facture PDF est enregistrée dans le dossier du demandeur.

Annuler une facture

On n'annule une facture émise que s'il y a eu une erreur légitime (renseignements fiscaux erronés, montant incorrect, service jamais rendu) :

1. Ouvrez la facture → Modifier.
2. Changez Statut pour Annulée.
3. Remplissez Raison de l'annulation — obligatoire pour l'audit.
4. Enregistrer.

Une facture annulée n'est pas supprimée. Elle reste visible dans les rapports mais ne compte pas dans les totaux actifs. Si vous devez refacturer, créez-en une nouvelle.

Rapports de recouvrement

Depuis Rapports vous pouvez voir :

• Factures en souffrance (combien on vous doit et depuis quand).
• Recouvrement du mois/trimestre/année.
• Recouvrement par consultant ou par demandeur.

À surveiller

• Ne modifiez pas une facture émise. Si les données changent (mauvais NEQ, mauvais montant), annulez et créez-en une nouvelle. Modifier une facture déjà émise peut avoir des implications fiscales selon votre juridiction.
• Le statut En souffrance ne s'applique pas automatiquement à moins que votre administrateur n'ait configuré un flux de travail. Vérifiez périodiquement.
• Les renseignements fiscaux proviennent du demandeur au moment de l'émission. Si le demandeur met à jour plus tard son NEQ ou son adresse fiscale, les anciennes factures conservent les données d'origine — correctes au moment de l'émission.
• N'enregistrez pas deux fois le même paiement. Avant de marquer un paiement, vérifiez l'onglet Paiements au cas où quelqu'un de l'équipe l'aurait déjà enregistré.

Pour la suite

• Produits et services — le catalogue qui alimente les lignes de facture.
• Taxes — comment TVH, TPS, TVA se calculent selon la juridiction.