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Folios

Pourquoi c'est important

Chaque demandeur, dossier, devis et facture a un folio : un identifiant court et unique comme CON251, CAS118, PRE158, FAC076. Le folio remplace le nom long quand vous parlez à l'interne (« le dossier CAS118 ») ou que vous référencez une facturation dans un courriel au client (« votre facture FAC076 »). C'est la « plaque d'immatriculation » de la fiche.

Comment ils sont formés

Un folio combine :

  • Un préfixe identifiant le module (CON = contact, CAS = dossier, PRE = devis, FAC = facture, COM = entreprise).
  • Un numéro séquentiel qui croît de un en un.

Certains cabinets incluent l'année ou l'initiale du consultant responsable. Votre administrateur définit le format dans la configuration du module.

Comment ils sont attribués

Automatiquement à la première sauvegarde. Vous ne pouvez ni les choisir ni les sauter — ImmCase utilise le prochain numéro disponible. Ça garantit que deux fiches ne partagent pas un folio dans un même cabinet.

Comment trouver une fiche par folio

  • Recherche globale (loupe dans la barre supérieure) : tapez le folio complet (CAS118) ou seulement les chiffres (118). ImmCase priorise les correspondances exactes de folio.
  • Recherche du module : si vous savez déjà dans quel module elle est, tapez le folio dans sa recherche.

Folios dans les courriels, appels et commentaires

La convention est : quand vous parlez d'une fiche, utilisez son folio. « J'ai besoin de ton avis sur le dossier CAS118 de la demandeuse García » est bien plus facile à retracer que « le dossier García » — surtout si vous avez deux clients du même nom.

Quand vous envoyez un courriel depuis ImmCase, les folios sont généralement inclus automatiquement dans le corps ou l'objet, selon le modèle.

À surveiller

  • Ils ne peuvent pas être changés. Une fois attribué, le folio est verrouillé. Si vous devez réattribuer (par exemple, vous avez supprimé une fiche et voulez réutiliser le numéro), demandez à votre administrateur — ce n'est pas quelque chose à faire vous-même.
  • Ne vous inquiétez pas des sauts. Si par erreur vous avez créé trois demandeurs de test puis les avez supprimés, les folios CON251, CON252 et CON253 sont « consommés » et les suivants commencent à CON254. Normal et sans effet.
  • Les folios sont par cabinet, pas globaux. Votre CAS118 et le CAS118 d'un autre cabinet sont des fiches différentes. Ne les partagez pas avec des personnes hors de votre organisation sans contexte.

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