Modèles de courriel

Pourquoi c'est important

Un modèle de courriel est un message prêt à l'emploi que vous réutilisez pour des situations répétées : confirmer la réception de documents, rappeler au client qu'un papier manque, envoyer le résultat d'IRCC, envoyer le devis initial. Les modèles font gagner du temps et assurent que le message reste cohérent — tous les consultants envoient « le courriel de bienvenue » de la même façon.

Cette page couvre comment utiliser les modèles existants. Si vous devez créer un nouveau modèle, c'est couvert dans Modèles de courriel (création) à la Partie 6 (Administration).

Appliquer un modèle lors de la composition d'un courriel

1. Composez un nouveau courriel (depuis la boîte de réception ou depuis une fiche).
2. Dans le formulaire, ouvrez le sélecteur Modèle (habituellement en haut ou comme bouton de la barre d'outils).
3. Choisissez le modèle dans le catalogue.
4. ImmCase remplit automatiquement l'objet et le corps, en remplaçant les variables (nom du demandeur, folio du dossier, date) par les données réelles.
5. Vérifiez le résultat, ajustez ce qu'il faut, puis Envoyer.

Variables et pourquoi elles comptent

Les modèles utilisent des marqueurs comme {nom_demandeur}, {folio_dossier}, {type_dossier}, {consultant_responsable}. Quand vous appliquez le modèle, ces marqueurs sont remplacés par les données du demandeur/dossier sur lequel vous travaillez.

Par exemple, un modèle avec ce corps :

Bonjour {nom_demandeur},

Votre dossier {folio_dossier} ({type_dossier}) est prêt à être soumis à IRCC...

devient :

Bonjour María García,

Votre dossier CAS118 (Permis de travail) est prêt à être soumis à IRCC...

Si une variable n'est pas remplacée (reste comme {quelque_chose} dans le courriel final), c'est que le modèle est mal monté ou que la fiche n'a pas cette donnée. Prévenez votre administrateur.

Modèles avec pièces jointes

Certains modèles arrivent avec des pièces jointes préincluses (par exemple, un modèle « Envoi de devis » peut joindre le PDF automatiquement). Vérifiez les pièces jointes avant l'envoi — si le fichier ne s'applique pas à ce client, retirez-le.

Modèles multilingues

Si votre cabinet sert des clients en plusieurs langues, il y a habituellement un modèle par langue : « Bienvenida ES », « Welcome EN », « Bienvenue FR ». Lors de la composition, choisissez celui de la langue du client.

ImmCase peut suggérer le modèle dans la langue du demandeur si c'est configuré — le champ Langue préférée du demandeur envoie ce signal.

Modifier le message après application du modèle

Le modèle est un point de départ, pas une camisole de force. Après l'avoir appliqué, vous pouvez :

• Retirer ou ajouter des paragraphes.
• Changer la salutation (de « Bonjour » à « Salut » si c'est un client avec qui vous avez de la proximité).
• Ajuster le ton selon le contexte.
• Ajouter de l'information propre au dossier.

Cependant, ne modifiez pas le modèle lui-même depuis le courriel — seulement le message que vous composez. Pour changer le modèle maître, passez par Paramètres → Modèles de courriel (permissions requises).

À surveiller

• Lisez avant d'envoyer. Les variables sont fiables mais pas infaillibles. Si le champ « Consultant responsable » du dossier est mal attribué, la signature du modèle peut afficher le mauvais nom.
• Ne réutilisez pas de modèles pour des dossiers sensibles. Un avis de refus d'IRCC mérite un courriel personnel, pas le même modèle que vous envoyez à tout le monde. Les modèles sont pour la routine.
• Si un modèle est désuet, signalez-le. Si vous trouvez du texte daté (par exemple, il mentionne un programme qu'IRCC a déjà annulé), demandez à votre administrateur de le mettre à jour. Ne compensez pas en modifiant le courriel à chaque fois — réglez le problème dans le modèle.

Pour la suite

• Clavardage — communication interne en temps réel.
• Dans la Partie 6 (Administration), comment créer et maintenir les modèles.