SMS

Pourquoi c'est important

Le SMS reste le canal le plus fiable pour joindre un client : il n'a pas besoin d'Internet, ne va pas dans le dossier de courriels indésirables, tout le monde le reçoit. Pour de courts rappels (« votre rendez-vous est demain à 10 h »), des avis urgents (« il manque un document pour demain »), ou des confirmations de paiement, un SMS arrive plus vite et a plus de chances d'être lu qu'un courriel.

ImmCase envoie des SMS depuis le numéro de votre cabinet via un fournisseur SMS (Twilio, MessageBird, etc., configuré par votre administrateur). Chaque SMS est consigné dans le demandeur ou le dossier correspondant, comme les courriels et les appels.

Envoyer un SMS

Deux chemins :

• Depuis un demandeur : ouvrez le demandeur → onglet SMS → Envoyer un nouveau. Le destinataire est déjà rempli avec le téléphone du demandeur.
• Depuis le module SMS : barre latérale → SMS → Nouveau. Vous choisissez le destinataire manuellement.

Dans le formulaire :

1. À — téléphone du destinataire, avec indicatif du pays (+15145551234).
2. Message — maximum 160 caractères par SMS standard. Si vous dépassez, on vous facture comme plusieurs SMS.
3. Modèle (facultatif) — certains cabinets ont des modèles de SMS prédéfinis (rappel de rendez-vous, rappel de paiement, etc.).
4. Envoyer.

Recevoir des SMS

Si le client répond au SMS :

1. Il arrive dans votre boîte ImmCase.
2. Il est automatiquement lié au demandeur si son téléphone est reconnu.
3. Vous recevez une notification.

Vous pouvez répondre depuis la conversation, comme un clavardage WhatsApp.

Historique des SMS

Chaque demandeur a un onglet SMS qui affiche tous les messages envoyés et reçus, en ordre chronologique. Comme une conversation de messagerie.

Coût

Le SMS coûte de l'argent — votre cabinet paie le fournisseur par message. Prix typiques :

• SMS au Canada / aux États-Unis : quelques cents par message.
• SMS international : peut coûter 10× plus cher.

Votre administrateur décide si tous les utilisateurs peuvent envoyer des SMS ou seulement certains rôles. Si vous le trouvez verrouillé, c'est pour le contrôle des coûts.

Quand un SMS vs un courriel

Pour…	Utilisez
Rappel court et urgent	SMS
Information détaillée ou avec pièces jointes	Courriel
Avis de rendez-vous ou reprogrammation	SMS
Réponse d'IRCC avec explication	Courriel
Confirmation de paiement reçu	SMS (court) ou courriel (formel)

À surveiller

• 160 caractères est la limite par SMS, pas du champ. Si vous tapez 200, ça part en deux messages (et c'est facturé pour deux). Le compteur du formulaire vous prévient.
• N'envoyez pas d'information sensible par SMS. Le SMS n'est pas chiffré. N'envoyez pas de mots de passe, numéros de passeport, données bancaires, ni de décisions juridiques détaillées par SMS.
• Respectez l'heure. Envoyer un SMS à 23 h à un client dérange. ImmCase peut être configuré avec une plage horaire limite — demandez à votre administrateur.
• Ce n'est pas WhatsApp. Les SMS arrivent au téléphone, peu importe si le client utilise WhatsApp ou non. Si vous voulez utiliser WhatsApp, votre cabinet a besoin de l'intégration WhatsApp Business — demandez à votre administrateur.

Pour la suite

• Bureau d'aide — billets de soutien interne (s'il est activé).
• Calendrier — programmer des rappels de rendez-vous.