Aller au contenu

Flux de travail

Pourquoi c'est important

Un flux de travail est une automatisation : « quand X se produit, fais Y automatiquement ». Sans flux, tout ce qui est répétitif doit être fait à la main. Avec des flux :

  • Quand un dossier est créé → envoyer un courriel de bienvenue au demandeur.
  • Quand un nouveau prospect arrive du formulaire → l'attribuer au consultant du jour et le notifier.
  • Quand une facture est en souffrance depuis 30 jours → la marquer comme En souffrance et envoyer un rappel.
  • Quand un dossier passe à l'étape « Prêt à soumettre » → notifier le superviseur.
  • Quand un document est téléversé → le renommer selon les conventions et le déplacer dans le bon dossier.

Bien utilisés, les flux vous économisent des heures par semaine et éliminent les erreurs humaines.

Structure d'un flux

Chaque flux a trois parties :

  1. Déclencheur (START) — quel événement l'active.
  2. Blocs — étapes du flux (conditions, actions, attentes).
  3. Connexions — ordre d'exécution des blocs.

Créer un flux

  1. Barre latérale → Paramètres → Flux de travail → Créer.
  2. Remplissez les bases :
  3. Nom (« Notifier échéance prochaine », « Recouvrement automatique 30 jours »).
  4. Module sur lequel il agit.
  5. Statut — actif / inactif.
  6. Enregistrer.

Vous arrivez sur l'éditeur visuel du flux, avec un bloc START déjà placé.

Capture d'écran : éditeur de flux avec blocs visuellement connectés

Configurer le déclencheur (START)

Modifier le bloc START :

  • Type de déclencheur :
  • Création d'une fiche.
  • Mise à jour d'une fiche (générale ou d'un champ précis).
  • Suppression.
  • Changement d'étape précis.
  • Programmé (cron) — chaque jour, chaque semaine, etc.

  • Manuel — un utilisateur le déclenche depuis un bouton.

  • Filtres facultatifs — ne se déclenche que si la fiche remplit certaines conditions (par exemple, seulement quand le dossier est de type RP).

Ajouter des blocs

Blocs typiques disponibles :

  • Condition (SI) — oriente le flux vers une branche ou une autre selon une condition.
  • Action : Envoyer un courriel — envoie un courriel à une personne ou une liste.
  • Action : Créer une notification — alerte interne à un utilisateur.
  • Action : Mettre à jour un champ — change un champ sur la même fiche ou une autre.
  • Action : Créer une fiche — crée une nouvelle fiche dans n'importe quel module.
  • Action : Attribuer à un utilisateur — change le responsable d'un dossier ou d'une tâche.
  • Action : Générer un PDF — génère un PDF depuis un modèle.
  • Attente — met le flux en pause pendant X temps avant le prochain bloc.
  • Webhook — appelle un service externe.

Chaque bloc a sa propre configuration (destinataire, modèle, condition, etc.).

Connecter les blocs

Après chaque bloc, glissez une connexion vers le suivant. Pour les blocs Condition, il y a deux connexions : une pour « vrai » et une pour « faux ».

Tester et activer

  1. Enregistrer le flux.
  2. Tester avec une fiche exemple (mode test sans affecter les données réelles).
  3. Quand ça fonctionne bien, passez le statut à Actif.

Surveiller les exécutions

Chaque fois qu'un flux s'exécute est consigné. L'onglet Historique du flux affiche :

  • Quand il s'est exécuté.
  • Quelle fiche l'a déclenché.
  • Résultat (succès, échec, erreur).
  • Messages d'erreur s'il y en a.

À surveiller

  • Flux circulaires. Si un flux modifie un champ qui déclenche un autre flux qui modifie le premier champ... boucle infinie. ImmCase en détecte et arrête certains cas, mais pas tous. Concevez avec soin.
  • Flux qui envoient beaucoup de courriels — si une condition mal configurée fait qu'un courriel parte à 5 000 demandeurs d'un coup, votre serveur SMTP et votre réputation en souffrent. Commencez avec des flux limités et observez avant d'augmenter l'échelle.
  • Les modifications aux flux actifs prennent effet immédiatement. Si vous modifiez un flux en production, la prochaine chose qui se passe utilise la nouvelle version. Pensez à désactiver temporairement pour de gros changements.
  • Supprimer un flux n'affecte pas ce qui a déjà été exécuté — il cesse seulement de se déclencher à l'avenir.

Pour la suite